آموزش تصویری نرم افزار بیمه (بخش اول: ثبت مشخصات کارگاه و کارکنان) برای ارسال لیست بیمه
ابتدا آخرین نسخه نرم افزار بیمه (نسخه ۲.۷) را جهت تنظیم لیست دانلود نموده و بر روی سیستم خود نصب نمایید. سپس روی آیکون ListDisk کلیک نموده و برنامه را اجرا نمایید. محیط برنامه بدین شکل است:
مرحله اول – ثبت مشخصات کارگاه:
بر روی اطلاعات پایه کلیک نمایید. گزینه مشخصات کارگاه را انتخاب نمایید.
در فرم مشخصات کارگاه‌ها روی گزینه جدید کلیک نمایید.
فرم برای ورود اطلاعات کارگاه باز می‌شود:
۱) ابتدا کد کارگاه که عددی ۱۰ رقمی است را وارد نمایید. که سه رقم سمت چپ نشان‌دهنده کد شعبه و سه رقم بعدی شغل و فعالیت کارگاه و چهاررقم بعدی تعداد فراوانی می‌باشد.
بعنوان مثال در کد ۰۰۲۶۳۴۰۰۸۵ از سمت چپ ۰۰۲ کد شعبه ۲۹ تهران. ۶۳۴ مربوط به شغل خواروبارفروشی و ۰۰۸۵ فراوانی است.
۲) ردیف پیمان: اگر پیمانکار هستید و قرارداد دارید با توجه به ردیف پیمان آن را وارد نمایید در غیراینصورت نیازی به وارد کردن این قسمت نیست و بصورت اتوماتیک پس از ذخیره، سه صفر ۰۰۰ ثبت می‌گردد.
۳) نام کارگاه: با توجه به نوع فعالیت و زمینه کاری آن را تکمیل نمایید. بعنوان مثال: مطب، دوزندگی، مکانیکی، آهن فروشی، تراشکاری، فرش فروشی و…
۴) نام
کارفرما: نام صاحب کار و دارنده جواز کسب را وارد نمایید. اگر شرکت هستید نام شرکت را وارد نمایید.
۵) آدرس کارگاه: نام شهر و خیابان و کوچه و پلاک و … (الزامی برای تکمیل بودن آدرس وجود ندارد، بعنوان مثال می‌توانید فقط نام شهر و خیابان را وارد نمایید.)
۶) نرخ حق بیمه: الزامی نیست.
مرحله دوم – ثبت مشخصات کارکنان:
از منوی اطلاعات پایه، بر روی مشخصات کارکنان کلیک نمایید.
فرم زیر نمایش داده می‌شود:
بر روی گزینه جدید کلیک نمایید. فرم برای ورود اطلاعات باز می‌شود:
۱) ابتدا شماره بیمه را (هشت رقم از سمت چپ) وارد نمایید. کلید Enter را بزنید. به ستون بعدی یعنی شماره پرسنلی هدایت می‌شوید. توجه داشته باشید دو صفر قبل از هشت رقم شماره بیمه را نرم افزار بصورت اتوماتیک اضافه می‌کند.
۲) شماره پرسنلی را وارد نمایید. (هر عددی می‌تواند باشد بعنوان مثال: از ۱ شروع کنید).
۳) نام بیمه شده را طبق شناسنامه وارد نمایید.
۴) نام خانوادگی بیمه شده را طبق شناسنامه وارد نمایید.
۵) نام پدر بیمه شده را وارد نمایید.
۶) جنسیت بیمه شده را مشخص نمایید.(بصورت پیش فرض مرد انتخاب شده است).
۷) تاریخ تولد بیمه شده را وارد نمایید. تاریخ تولد را از چپ به راست بدون در نظر گرفتن جداکننده / وارد نمایید. بعنوان مثال وقتی شما عدد ۱۳۵۸۰۶۱۴ را از چپ به راست وارد نمایید نرم افزار بصورت اتوماتیک جداکننده را درج می‌کند.
۸) شغل بیمه شده را با توجه به آنچه در زمان بازرسی ثبت شده است وارد نمایید. برای انتخاب شغل می‌توانید بر روی علامت ذره بین کلیک نموده و عنوان شغل را تایپ نمایید. عنوان شغلی را انتخاب نمایید که در کد آن حروف بکار نرفته باشد. (مشاغلی که در کد شش رقمی آنها علاوه بر عدد، حروف نیز بکار رفته است مربوط به مشاغل سخت و زیان آور می‌باشد.) پیشنهاد می‌شود برای صرفه جویی در وقت، بدون آنکه بر روی علامت ذره بین کلیک کنید، کد شغل را بصورت مستقیم وارد نمایید.
۹) شماره شناسنامه بیمه شده را وارد نمایید.
۱۰) شهر محل صدور شناسنامه را وارد نمایید.
۱۱) کد ملی بیمه شده را بدون در نظر گرفتن خط تیره از چپ به راست وارد نمایید.
در قسمت بالای فرم، بر روی گزینه ثبت کلیک نمایید. اگر تمام موارد را رعایت کرده باشید مشخصات بیمه شده ثبت خواهد شد.
لطفا به چند نکته توجه فرمایید:
اگر شماره بیمه را بیشتر از ۸ رقم وارد کرده باشید، در هنگام ثبت، پیغام خطا مشاهده خواهید کرد.
اگر کد ملی اشتباه باشد در هنگام ثبت، نرم افزار خطای کد ملی را به شما اعلام خواهد کرد. البته نرم افزار، ساختار کد ملی را بررسی می‌کند و در مورد تعلق آن به شخص بیمه شده، بررسی صورت نمی‌گیرد. یعنی احتمال دارد ساختار کد ملی درست باشد ولی متعلق به شخص دیگری باشد و به اشتباه وارد شده باشد پس دقت لازم را داشته باشید.
موارد شماره دار و عنوان شده، جزو اطلاعات اجباری لیست می‌باشد. اگر هر یک از ۱۱ مورد را وارد ننمایید فرم شما ثبت نخواهد شد. بقیه موارد مانند: شماره مسلسل شناسنامه، بخش محل صدور، محل تولد و قسمت اطلاعات تکمیلی مانند: تحصیلات، رشته تحصیلی، کد پستی و … بصورت اختیاری می‌باشد.
در سازمان تامین اجتماعی ثبت اطلاعات هویتی بیمه شدگان (نامنویسی و شماره بیمه انفرادی) بر اساس شناسنامه صورت می‌گیرد. سعی نمایید ثبت مشخصات کارکنان را بر اساس شناسنامه انجام دهید. (در برخی موارد، در شناسنامه و کارت ملی شخص بیمه شده مغایرت مشاهده شده است.)
اگر دفترچه بیمه دارید ولی اطلاعات آن (بعنوان مثال: نام خانوادگی دارای پسوند یا پیشوند) با شناسنامه شما مغایرت دارد، سعی نمایید در اولین فرصت به واحد نامنویسی شعبه جهت اصلاح اطلاعات هویتی مراجعه نمایید.
بخش دوم: عملیات لیست ماهانه و ریز کارکرد
قبل از شروع بخش دوم توجه به چند نکته ضروری است:
اگر شغل یا کارگاه شما دارای دستمزد مقطوع می‌باشد (مانند: خواروبار فروشی، درب و پنجره سازی آهنی و آلومینیومی، مکانیکی، قنادی، نجاری، پوشاک فروشی و …) می‌بایست از دستمزد روزانه بیمه شده یا بیمه شدگان شاغل در کارگاه خود با توجه به عنوان شغلی تعیین شده در زمان بازرسی مطلع باشید. بعنوان مثال دستمزد کارگر ساده، فروشنده، حسابدار و استادکار با یکدیگر متفاوت است.
در هنگام بازرسی از کارگاه، یک نسخه از برگه بازرسی توسط بازرس سازمان به کارفرما یا نماینده وی تحویل داده می شود. و معمولا عنوان شغلی و وضعیت هر یک از بیمه شدگان در آن قید می‌گردد. برگه بازرسی بهترین منبع برای تنظیم لیست بیمه است لذا همواره به آن توجه داشته باشید.
می‌توانید برای اطلاع از عنوان شغل و دستمزد روزانه به واحد بازرسی و یا درآمد شعبه تامین اجتماعی مراجعه نمایید. اما اطلاعاتی که از طرف سازمان به شما داده می‌شود مطمئن تر است و از بروز هرگونه خطا جلوگیری می‌کند. اگر عنوان شغل و بدنبال آن دستمزد را به اشتباه وارد نمایید و مبلغ فیش پرداختی صحیح نباشد قطعا جریمه را همراه خواهد داشت و دچار مشکل خواهید شد. پس دقت لازم را در موارد یاد شده داشته باشید.
پیشنهاد می‌شود برای جلوگیری از اشتباه، فیش حق بیمه پرداختی قبلی را (در صورت موجود بودن) با آنچه که اکنون تنظیم می‌کنید مقایسه نمایید اگر مطابقت داشت مراحل را دنبال نمایید و پس از تهیه دیسکت و ارسال اینترنتی، فیش خود را دریافت نموده و آن را پرداخت نمایید. البته راه دیگری نیز برای مطمئن شدن از صحت عملکرد خود وجود دارد: اولین فیش دریافتی اینترنتی را با شعبه چک نموده و بعدا آن را پرداخت نمایید.
دستمزد مقطوع در شهرهای بزرگ و با جمعیت بیش از ۵۰۰/۰۰۰ نفر با شهرهایی که جمعیت آن کمتر از پانصد هزار نفر است، تفاوت دارد. با توجه به شهری که در آن قرار دارید دستمزد روزانه مقطوع را جای گذاری نمایید. بعنوان مثال دستمزد روزانه کارگرساده در کارگاه نجاری در شهر کمتر از پانصدهزار نفر، ۲۸۴۳۰۰ ریال است ولی در شهری با جمعیت بیشتر از پانصد هزار نفر، ۳۱۱۳۰۰ ریال می باشد.
مرحله سوم- تنظیم لیست ماهانه:
از منوی عملیات، بر روی گزینه لیست ماهانه کلیک نمایید.
در صفحه نمایش داده شده (شکل زیر) بر روی گزینه جدید کلیک نمایید.
در فرم نمایش داده شده، اطلاعات خواسته شده را به ترتیب وارد نمایید:
لازم به ذکر است لیست بیمه ای تنظیم شده برای یک نفر بیمه شده می‌باشد.
۱) کد کارگاه ۱۰ رقمی را وارد نمایید. البته می‌توانید بر روی آیکون دوربین کلیک نموده و کارگاه را انتخاب نمایید.
۲) ردیف پیمان را وارد نمایید. (برای تمامی کارگاه ها سه صفر ۰۰۰ می‌باشد و فقط برای پیمانکاران ردیف پیمان در نظر گرفته می‌شود) اگر کد کارگاه و ردیف پیمان را صحیح وارد کرده باشید، اطلاعات کارگاه نمایش داده می‌شود.
۳) سال ۹۵ را وارد نمایید.
۴) ماه مورد نظر را وارد نمایید. (بعنوان مثال برای فروردین ۰۱ وارد نمایید.)
لطفا توجه نمایید: طبق قانون سازمان تامین اجتماعی در هر ماه، لیست ماه قبل ارسال می‌گردد. بعنوان مثال در اردیبهشت ماه، لیست بیمه فروردین ماه ارسال می‌گردد و فیش حق بیمه آن نیز می‌بایست در اردیبهشت ماه پرداخت گردد. (به استثنای کارگاههای مشمول کمک دولت که علاوه بر معافیت حق بیمه سهم کارفرما، می‌توانند از مهلت دوماهه ارسال لیست بیمه و
پرداخت حق بیمه استفاده نمایند).
شماره لیست برای تمامی ماه‌ها ۰۱ است و تغییری نمی‌کند. (شماره لیست برای لیست‌های متمم کاربرد دارد، بعنوان مثال در لیست‌های برخی از ادارات دولتی استفاده می‌شود).
۵) تعداد نفرات بیمه شده را وارد نمایید. (منظور فقط بیمه شده اصلی می‌باشد و همسر و فرزندان جزو افراد تحت تکفل محسوب می‌شوند و در لیست بیمه قرار نمی‌گیرند).
۶) جمع روزهای کارکرد را وارد نمایید. (به ماههای ۳۱ ، ۳۰ و ۲۹ روزه توجه داشته باشید. اگر دو نفر ۳۱ روز کارکرد دارند می‌بایست عدد ۶۲ را وارد نمایید).
۷) جمع دستمزد روزانه را وارد نمایید. (اگر بیمه شده بیش از یک نفر است، دستمزد روزانه آنها را جمع نموده و وارد نمایید).
۸) جمع دستمزد ماهانه را وارد نمایید. (روزهای کارکرد × دستمزد روزانه = دستمزد ماهانه) اگر بیمه شده بیش از یک نفر است، دستمزد ماهانه را برای هر یک محاسبه کرده و جمع آنها را وارد نمایید.
۹) جمع مزایای ماهانه مشمول را وارد نمایید. (مبلغ ۱۱۰۰۰۰۰ ریال برای هر نفر)
خواهشمند است به توضیحات زیر توجه نمایید. سعی شده است مهمترین قسمت نرم افزار که محاسبه حق بیمه می باشد شرح داده شود:
حق بیمه هر شخص بصورت قانونی (عادی، آزاد) ۳۰% دستمزد ماهانه است که ۷% سهم بیمه شده، ۲۰% سهم کارفرما ، ۳% بیمه بیکاری است که آن را هم کارفرما پرداخت می‌نماید. زمانیکه جمع دستمزد ماهانه را وارد می‌نمایید، نرم افزار بطور اتوماتیک ۳۰% حق بیمه را بصورت تفکیکی (موارد ۱۰و۱۱و۱۲) محاسبه کرده و جای گذاری می‌نماید. علت تفکیک این است که بتوانید حق بیمه را با توجه به درصد و میزان تعیین شده از طرف سازمان، بصورت دستی تغییر دهید و لیست بیمه خود را تنظیم نمایید. بعنوان مثال:
برخی از بیمه شدگان مانند جانبازان محترم، از پرداخت حق بیمه سهم بیمه شده یعنی ۷% معاف هستند که در این صورت حق بیمه سهم بیمه شده محاسبه شده توسط نرم افزار را حذف کرده و عدد صفر را وارد می‌نماییم. درغیراینصورت حق بیمه سهم بیمه شده برای تمامی بیمه شدگان ۷% بوده و نیازی به تغییر ندارد و هرآنچه نرم افزار محاسبه می‌نماید درست است. (عدد سهم بیمه شده می بایست بدون اعشار باشد)
برخی از کارگاه ها مشمول کمک دولت هستند و از معافیت سهم کارفرما برخوردارند. در اینصورت حق بیمه سهم کارفرما محاسبه شده توسط نرم افزار را حذف نموده و عدد صفر را وارد می‌نماییم. همچنین برخی از کارفرمایان برای بیمه شدگان خود از ماده ۸۰ استفاده کرده و مشمول تخفیف هستند که این تخفیف برای سال ۹۵، ۱۰% می‌باشد. یعنی بجای ۲۰ درصد حق بیمه سهم کارفرما، ۱۰% پرداخت می‌نمایند. برای این منظور نیز می‌بایست سهم کارفرما را بصورت دستی محاسبه نموده و وارد نمایید. (سهم کارفرما برای بیمه شده ماده ۸۰ = ۱۰% × دستمزد و مزایای ماهانه)
کارگاه هایی که نسبت بیمه شده با کارفرما بصورت زن و شوهر بوده یا بصورت فرزند و والدین و بالعکس باشد، شامل بیمه بیکاری نمی‌شود و بیمه بیکاری را صفر وارد می‌نماییم. درغیراینصورت (اگر نسبت بیمه شده با کارفرما شامل موارد فوق نباشد) بیمه بیکاری لحاظ می‌گردد و هر آنچه که نرم افزار بصورت اتوماتیک (۳درصد دستمزد ماهانه) محاسبه کرده است صحیح است.
البته اگر در لیست شما، سهامداران شرکت (مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره) و یا کارفرما وجود دارد، بیمه بیکاری شامل آنها نمی‌شود و می‌بایست مبلغ بیمه بیکاری آنها را از سایر بیمه شدگان کسر نمایید. (بیمه بیکاری= ۳% × دستمزد ماهانه)
نکته: فرض بر اینکه کارفرما (صاحب پروانه کسب) والدین باشند و بیمه شده فرزند آنها باشد، طبق قانون، بیمه بیکاری شامل کارگاه و بیمه شده نمی‌شود و بیمه بیکاری را صفر وارد می‌نماییم. حال اگر شخصی غیر از همسر و فرزند کارفرما به بیمه شدگان این کارگاه اضافه شود در این صورت بیمه بیکاری شامل هر دو بیمه شده می‌شود و برای هر دو نفر می‌بایست منظور شود.
اکنون با توجه به توضیحات فوق موارد ۱۰ و ۱۱ و ۱۲ را تنظیم نموده و آن را ثبت نمایید سپس بر روی گزینه خروج کلیک نمایید.
مرحله چهارم – ثبت ریز کارکرد:
پس از تنظیم لیست ماهانه، نوبت ثبت ریز کارکرد است. منظور از ریز کارکرد، مشخص نمودن روزهای کارکرد بیمه شده یا بیمه شدگان در ماه مورد نظر و همچنین ثبت دستمزد روزانه است. بعنوان مثال اگر بیمه شده ای استراحت پزشکی یا ترک کار داشت می‌بایست در ریز کارکرد اعمال شود و لیست ماهانه بر اساس ریز کارکرد تنظیم شود. البته برای پیشگیری از مغایرت، می‌بایست هر آنچه که در لیست ماهانه تنظیم کرده اید در ریز کارکرد ثبت نمایید یا اینکه لیست ماهانه را بر اساس ریزکارکرد تغییر دهید و آن را ویرایش نمایید.
گزینه ریزکارکرد را کلیک نمایید. در فرم نمایش داده شده بر روی گزینه جدید کلیک نمایید. فرم زیر نمایش داده می‌شود:
همانطور که ملاحظه می‌فرمایید در این فرم، ۴ گزینه توسط شما مشخص می‌شود:
1- شخص بیمه شده (می توانید بر روی آیکون دوربین کلیک نموده و شخص بیمه شده را انتخاب نمایید.)
2- روزهای کارکرد
3- دستمزد روزانه
4- مزایای ماهانه مشمول (مستمر)
منظور از کادرهای سبز این است که وقتی موارد ۱ و ۲ و ۳ و ۴ را وارد می‌نمایید، نرم افزار بصورت اتوماتیک سایر اطلاعات را نمایش می‌دهد. بعنوان مثال زمانی که شخص بیمه شده را مشخص می‌نمایید، تمامی اطلاعات وی نمایش داده می‌شود. طراحی این فرم فرصت مناسبی برای چک کردن اطلاعات در اختیار شما قرار می‌دهد (اطلاعات کارگاه، اطلاعات بیمه شده، روزهای کارکرد و دستمزد).
اگر موارد ۱ تا ۴ را وارد کرده اید بر روی گزینه ثبت کلیک نمایید. پیغام “ریزکارکرد جدید ثبت شد” نمایش داده می‌شود. بر روی تایید کلیک نمایید. فرم مجددا آماده ثبت ریز کارکرد بیمه شده بعدی می‌شود، اگر بیمه شده یک نفر است بر روی گزینه خروج کلیک نمایید و از ریز کارکرد خارج شوید. در غیراینصورت ریزکارکرد بیمه شده بعدی را مشخص نمایید و …
پس از انجام چهار مرحله فوق، نوبت به آخرین مرحله یعنی “تهیه دیسکت” می‌رسد. پس از تهیه دیسکت دو فایل به نام‌های DSKKAR00.dbf که حاوی اطلاعات کارگاه و DSKWOR00.dbf که حاوی اطلاعات بیمه‌شدگان می‌باشد، ایجاد می‌شود. با ارائه این دو فایل از طریق سی دی و یا از طریق ارسال اینترنتی به شعبه مربوطه سازمان تامین اجتماعی، می‌توانید فیش خود را دریافت نموده و حق بیمه کارگاه خود را پرداخت نمایید.
مرحله پنجم- تهیه دیسکت:
برای ایجاد دو فایل حاوی لیست بیمه (منوی عملیات، گزینه لیست ماهانه) بر روی گزینه تهیه دیسکت کلیک نمایید:
توضیح: در ابتدای مکانیزه شدن لیست بیمه، ارائه لیست به شعب سازمان تامین اجتماعی بر روی دیسکت انجام می‌شد. به همین دلیل نرم افزار به صورت پیش فرض ابتدا مسیر A:\DSKKAR00.dbf و A:\DSKWOR00.dbf را نمایش می‌دهد(:A معرف درایو فلاپی دیسک در کامپیوتر می‌باشد.) پس از مدتی سی دی جای دیسکت را گرفت و دو فایل ایجاد شده توسط نرم افزار بر روی سی دی رایت می‌شد و به شعبه مربوطه ارائه می‌شد تا اینکه سازمان تامین اجتماعی که ابتدا در تهران و سپس در شهرهای بزرگ این کار را اجرایی کرده بود، دریافت مکانیزه لیست بیمه را به شعب کل کشور اعلام کرد. پس از گذشت چند سال از ارائه لیست بیمه بر روی سی دی، در حال حاضر ارسال لیست و پرداخت حق بیمه بصورت اینترنتی نیز انجام می‌شود که خدمات مکانیزه و غیرحضوری سازمان تامین اجتماعی را تکمیل کرده و باعث صرفه جویی در وقت و هزینه کارفرمایان و بیمه شدگان شده است.
گزینه ۱: مسیر فایل لیست ماهانه را مشخص نمایید. بر روی علامت … کلیک نموده و محل ذخیره فایل را مشخص نمایید. بعنوان مثال می‌توانید در یکی از درایوها فولدری بنام list بسازید و دو فایل را در آن فولدر ایجاد نمایید. (توجه داشته باشید که برای رایت بر روی سی دی یا ارسال اینترنتی، مسیر را به یاد داشته باشید).
گزینه ۲: مسیر فایل ریزکارکرد را مشخص نمایید. وقتی مسیر را برای فایل قبلی انتخاب نمودید دیگر نیازی به انتخاب مسیر جدید نیست. فقط روی … کلیک نمایید و در صفحه ای که نمایش داده می‌شود گزینه open را کلیک نمایید. این کار بدین معناست که هر دو فایل لیست ماهانه و ریزکارکرد در یک مسیر ایجاد شوند.
حال بر روی گزینه “قبول” کلیک نمایید. اگر لیست ماهانه (تعداد نفرات و روزهای کارکرد و دستمزد روزانه و …) و ریز کارکرد را بطور صحیح تنظیم کرده باشید با پیغام “عملیات انتقال اطلاعات به دیسکت با موفقیت انجام شد.” مواجه می‌شوید.
کار تمام است. حال می‌توانید این دو فایل را که حاوی لیست بیمه شما می‌باشد، بصورت اینترنتی به شعبه ارسال و فیش حق بیمه خود را دریافت نموده و آن را پرداخت نمایید. یا در صورت لزوم بر روی سی دی رایت نموده و به شعبه یا کارگزاری تحویل دهید.
گاهی ممکن است در هنگام تهیه دیسکت خطای مغایرت نمایش داده شود که در اینصورت می‌بایست جهت رفع آن اقدام نمایید. (بعنوان مثال: تعداد نفرات در ریز کارکرد ۲ نفر است ولی در لیست ماهانه به اشتباه ۱ نفر وارد شده است.)
