اگرچه در زمینه منابع انسانی، تحقیقات بسیاری انجام گرفته و نتیجه آن در کتاب‌ها و مقالات متعدد انتشار یافته است، اما همان‌طور که انتظار می‌رود اکثر این مطالعات و مقالات، با رویکرد به مدیریت منابع انسانی در حوزه سازمانها و کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ است و به همین دلیل، معمولاً مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک (برای مثال استارت‌آپ‌ها)، کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد. این در حالی است که مدیریت منابع انسانی نقشی است که در همه سازمانهای بزرگ‌تر از یک نفر، معنادار و پراهمیت است.
در بسیاری از سازمانها، نقش واحد مدیریت منابع انسانی، در حد واحدی که حضور و غیاب کارکنان را کنترل نموده و جدول‌های اضافه‌کاری و حقوق و دستمزد آنها را تنظیم می‌نماید، کاهش یافته است. این نوع سازمانها، واحد مدیریت منابع انسانی را واحدی ستادی در نظر گرفته و تمایلی به درگیر شدن آن در تصمیمات استراتژیک سازمان ندارند. طبیعی است که با این نگاه، بحث توسعه منابع انسانی هم جایگاهی در فکر و تصمیمات مدیریت ارشد سازمان نخواهد داشت.
مدیریت منابع انسانی؛ تعاریف و مفاهیم
«گری دسلر» از صاحب‌نظران حوزه مدیریت منابع انسانی، تعریف واحد مدیریت منابع انسانی و وظایف آن را به صورت کلی به شرح زیر ارائه می‌دهد:
«واحد مدیریت منابع انسانی، از میان وظایف مختلف مدیریتی، مسئولیت کلیه فعالیتها و خط‌مشی‌های مربوط به کارکنان سازمان را بر عهده دارد. به‌طور دقیق‌تر، جذب همکاران جدید، آموزش آنها، ارزیابی عملکرد کارکنان و پاداش دادن به آنها و به‌طور خلاصه ایجاد محیطی سالم و منصفانه برای کارکنان، از مسئولیت‌های این واحد به شمار می‌رود.»
تعریف بالا، نگاهی وظیفه‌گرایانه به واحد مدیریت منابع انسانی داشته و تلاش می‌کند تا فهرستی از وظایف واحد مدیریت منابع انسانی را ارائه نماید. اگر بخواهیم تعریفی مفهومی‌تر از وظایف اصلی واحد مدیریت منابع انسانی داشته باشیم، می‌توان چنین گفت: «واحد مدیریت منابع انسانی، به سازمان کمک نموده تا در افق زمانی بلندمدت، برای حرکت در راستای اهداف استراتژیک سازمان، با کمترین هزینه حداکثر کارایی را از کارکنان کسب نماید.»
لازم به ذکر است، اگر در تعریف فوق افق زمانی بلندمدت را حذف نماییم، عملاً نقش واحد منابع انسانی را در حد نقش مدیران عملیاتی در مکتب مدیریت علمی «فردریک تیلور» که صرفاً در پی افزایش کارایی نیروی انسانی بدون توجه به نقش شاخص‌هایی همچون رضایتمندی کارکنان، منزلت انسانی، خلاقیت کارکنان، مسائل انگیزشی و ... بود، تنزل داده‌ایم. در دوران شکل‌گیری مکتب مدیریت علمی، کارکنان نیروهای فیزیکی قابل جایگزینی بودند که افزایش عمر مفید، رضایت و انگیزه آنها چندان مهم نبود؛ طبیعی است که ماندگاری نیروی انسانی در آن شرایط، دغدغه مدیران ارشد سازمان محسوب نمی‌شد.
برخلاف دوران «فردریک تیلور»، امروزه فضای کسبوکار، رقابتی‌تر شده است. از نتایج این تغییر، اهمیت فزاینده نقش منابع انسانی در موفقیت سازمان است؛ به‌طوری‌که به اعتقاد محققان، کارکنان دانشی یکی از مهم‌ترین مزیت‌های رقابتی پایدار محسوب می‌گردند. در محیط متلاطم قرن حاضر، یکی از سنگین‌ترین هزینه‌های یک کسبوکار، کارکنان باتجربه‌ای هستند که به هر دلیل سازمان را ترک نموده و آموخته‌ها و تجربیات خود را به محیطی دیگر می‌برند.
فرآیندهای مدیریت منابع انسانی
در بحث مدیریت منابع انسانی، در درجه نخست می‌بایست نوع نگاه به موضوع کاملاً مشخص گردد؛ آیا کارکنان نوعی منبع فیزیکی با قابلیت جایگزینی محسوب می‌گردند که انتظار خروجی حداکثری از آنها را داریم؟ یا اینکه به کارکنان به عنوان یکی از مهم‌ترین منابع سازمانی که می‌تواند به مزیت رقابتی پایدار در فضای رقابتی کسبوکار بدل گردد، نوعی نگاه بلندمدت میشود؟ تمامی دستورالعمل‌ها، توصیه‌ها، فرآیندها، مکانیزم‌ها، استخدام و اخراج کارکنان، ارزیابی و اعطای پاداش، و هر آنچه زیر چتر مدیریت منابع انسانی مطرح میشود، به صورت نانوشته، مفروضات بالا را در خود دارد.
مطابق شکل یک، فرآیند مدیریت منابع انسانی را می‌توان در یازده فرآیند اصلی طبقه‌بندی نمود:
برنامه‌ریزی و جذب منابع انسانی
توجیه، روانه‌سازی و جامعه‌پذیری
تحلیل، طراحی و ارزشیابی مشاغل
آموزش و توسعه مهارت‌ها
طراحی و استقرار سیستم‌های مدیریت عملکرد
طراحی و اجرای سیستم‌های پرداخت و جبران خدمات
ایمنی، بهداشت و سلامت کارکنان
مدیریت روابط کار و انضباط اخلاقی
طراحی و استقرار سیستم‌های مدیریت شایستگی (طراحی و اجرای مسیرهای شغلی، مدیریت استعداد و سیستم‌های جانشین‌پروری)
توسعه و تدوین نظام‌های اطلاعاتی منابع انسانی
مدیریت نرخ خروج از خدمت و منفصلین
شکل 1- فرآیندهای مدیریت استراتژیک منابع انسانی
با توجه به فرآیندهای یازده‌گانه فوق، شاید بتوان گفت موارد زیر بخشی از وظایف کلیدی واحد مدیریت منابع انسانی است:
کمک به استفاده بهینه و مدیریت استراتژیک منابع انسانی: با توجه به اینکه فرآیند برنامه‌ریزی و جذب منابع انسانی، یکی از اولین و اصلی‌ترین فرآیندهای مدیریت منابع انسانی به شمار می‌رود، شناخت دقیق نیازهای سازمان در بخش منابع انسانی و به‌کارگیری بهینه نیروهای موجود، به عنوان گام نخست در مدیریت منابع انسانی به شمار می‌رود.
مدیریت فرآیند جذب نیروی انسانی: پس از شناسایی صحیح منابع موجود سازمان و برآورد نیازهای انسانی که می‌بایست از بیرون جذب گردند، فرآیند جذب نیروهای مورد نیاز آغاز می‌گردد. واضح و مبرهن است، استفاده از فرآیندی دقیق و متناسب، با ویژگی‌های سازمانی از جمله تطابق با دوره عمر سازمان، شناخت فرهنگ سازمانی، قابلیت‌های فناورانه و ... می‌تواند سازمان را در جذب نیروهای دانشی مستعد و کارا یاری نماید.
شناخت و مدیریت فرهنگ سازمانی: شناخت دقیق فرهنگ سازمانی موجود و اصلاح و تغییر آن در یک دوره زمانی هدف‌گذاری شده، یکی از مواردی است که اکثر سازمانهای ایرانی از آن غافل هستند؛ این در حالی است که مطالعه سرگذشت سازمانهای موفق چه در گذشته و چه در حال حاضر، نشان از توجه مدیران منابع انسانی به مسائلی نظیر وضعیت فرهنگ سازمانی، مسئولیت‌های اجتماعی و منشور ارزشی سازمان است.
همسوسازی کارکنان جدید با سازمان و فرهنگ سازمانی: علاوه بر شناخت و ارتقاء مداوم فرهنگ سازمانی، همسوسازی کارکنان جدید با فرهنگ سازمان و تطابق آنها با ملاحظات خاص سازمانی، از وظایف کلیدی واحد مدیریت منابع انسانی به شمار می‌رود.
تجزیه و تحلیل شغل و طراحی نظام حقوق و دستمزد و جبران خدمات کارکنان: شاید بتوان تدوین شرح شغل و نظام جبران خدمت را در کنار ارزیابی عملکرد کارکنان، از مهم‌ترین وظایف عملکردی مدیریت منابع انسانی دانست؛ موارد مذکور همچون قلب تپنده کارکردهای مدیریت منابع انسانی به شمار میروند که مستقیماً در افزایش میزان رضایت و یا بی‌انگیزگی کارکنان تأثیرگذار خواهند بود. همین امر میزان اهمیت بسیار زیاد این وظیفه کارکردی را نمایان می‌سازد.
آموزش کارکنان و تلاش برای ارتقاء دانش و مهارت آنان: در فضای به شدت رقابتی عصر حاضر، تلاش در جهت ارتقاء مداوم کارکنان از طریق آموزش و دیگر راهکارهای افزایش مهارت، از ملزومات موفقیت در کسبوکار به حساب می‌آید. امروزه شرکتهای پیشرو در مقیاس جهانی، آموزش کارکنان را نه هزینه که از وظایف ذاتی سازمان می‌دانند.
تدوین شاخص‌های عملکردی و عملیاتی مرتبط با منابع انسانی: امروزه تدوین سنجه‌های عملکردی سازمانی جهت مدیریت عملکرد سازمان در طرح‌هایی نظیر برنامه‌ریزی استراتژیک، از اقدامات مرسوم سازمانها محسوب می‌گردد. با توجه به شناخت دقیق منابع انسانی سازمان، مشارکت فعال واحد مدیریت منابع انسانی در تدوین سنجه‌های مرتبط با منابع انسانی، می‌تواند اثرگذاری آنها را بیش از پیش نماید. تعریف مناسب این شاخص‌ها، موفقیت نظام ارزیابی عملکرد کارکنان را نیز تضمین می‌نماید.
برنامه‌ریزی برای ارزیابی عملکرد کارکنان و حصول اطمینان از استقرار نظام مدیریت عملکرد: یکی از دشوارترین و در عین حال مؤثرترین فرآیندهای مدیریت منابع انسانی، ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان بوده که اجرا و استقرار موفق و کامل این فرآیند، می‌تواند نقشی مهم در موفقیت سازمانی و دستیابی به اهداف و ارتقاء اثربخشی و کارایی فعالیتها ایفاء نماید. ارزیابی عملکرد به عنوان یک ارزیابی دوره‌ای، رسمی و اغلب مکتوب، از عملکرد شغلی کارکنان بوده که به منظور دستیابی به اهداف مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. شناخت کارکنان ساعی، اعطای پاداش به آنها و ایجاد انگیزه برای بهبود عملکرد آنان و سایر کارکنان، از جمله علل اصلی ارزیابی عملکرد است. در گذشته مدیران، ارزیابی عملکرد را فقط به منظور کنترل فعالیتهای کارکنان انجام می‌دادند، در حالی که امروزه جنبه راهنمایی و ارشادی این عمل، اهمیت بیشتری یافته است. هدف اصلی از ارزیابی عملکرد، این است که اطلاعات ضروری درباره نیروهای شاغل در سازمان، جمع‌آوری و در دسترس مدیران قرار گیرد تا آنها بتوانند تصمیمات به‌جا و لازم را در جهت ارتقاء کمی و کیفی کارکنان اتخاذ نمایند.
مدیریت فرآیند استعفا و ترک سازمان: همانگونه که فرآیند دقیق و مناسب جهت جذب نیروی انسانی مورد نیاز، از وظایف اولیه مدیریت منابع انسانی است، وجود فرآیند جامع ترک سازمان از سوی هر یک از کارکنان (اعم از استعفا، اخراج و یا بازنشستگی) جزء وظایف کلیدی مدیریت منابع انسانی محسوب می‌گردد.
علاوه بر وظایف کارکردی بالا که به صورت بسیار مختصر تشریح گردید، کارکردهای دیگری نیز در مدیریت منابع انسانی مستتر است؛ تفاوت سازمانهای پیشرو در سطح جهانی نظیر مایکروسافت، اپل، «IBM» و ... با دیگر سازمانهای رقیب، توجه به همین موارد به نظر ساده و در عین حال بسیار مهم است. برای مثال، وجود فرآیند مدیریت شایستگی، اعم از طراحی مسیرهای شغلی، مدیریت استعداد و سیستم جانشین‌پروری، می‌تواند منجر به استفاده بهینه از منابع انسانی، افزایش انگیزه در بین پرسنل مستعد و کوشا و در عین حال مقابله با چالش‌هایی نظیر خروج ناگهانی کارکنان کلیدی از سازمان گردد. در زیر با برخی از وظایف عملکردی این چنینی، در مدیریت منابع انسانی آشنا خواهیم شد:
حفظ و تقویت انگیزه کارکنان
بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان
تدوین نظام جامع مدیریت استعداد و جانشین‌پروری
ایجاد حس امنیت شغلی برای همکاران شایسته و توانمند
تفسیر آیین‌نامه‌ها و قوانین اداری و ستادی سازمان
استقرار و توسعه سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی (برای سازمانهای متوسط و بزرگ)
یکی از ویژگی‌های مهم فرآیندها و کارکردهای به ظاهر متفاوت مدیریت منابع انسانی، وابستگی متقابل بسیاری از آنها به یکدیگر است؛ برای مثال، عدم تعریف دقیق شاخص‌های عملکردی منابع انسانی، یکی از دلایل کارایی پایین نظام‌های ارزیابی عملکرد در سازمانها محسوب می‌گردد. همچنین به عنوان نمونه‌ای دیگر، می‌توان به وابستگی بین سیستم مدیریت عملکرد و سیستم‌هایی نظیر سیستم مدیریت شایستگی و نظام جبران خدمت اشاره نمود که در شکل دو به صورت شماتیک ترسیم گردیده است.
شکل 2- وجود وابستگی‌های متقابل بین سیستم‌ها و فرآیندهای مدیریت منابع انسانی
مهندسی مجدد فرآیندهای مدیریت منابع انسانی؛ کلید توسعه سازمانی
با توجه به اهمیت روزافزون منابع انسانی در سازمانهای امروزی، لزوم تدوین فرآیندهای دقیق مدیریت منابع انسانی و یا مهندسی مجدد فرآیندهای موجود، علی‌الخصوص در شرکتهای خصوصی مبتنی بر دانش و فناوری، امری اجتناب‌ناپذیر می‌نماید. با توجه به برخی محدودیت‌های زمانی، مالی و استراتژیک در اجرای هم‌زمان تمامی اصلاحات مورد نیاز از یک سو و وجود وابستگی‌های متقابل بسیاری از فرآیندها و کارکردهای مدیریت منابع انسانی از سوی دیگر، پیشنهاد می‌گردد اصلاحات مذکور به صورت گام‌به‌گام و بر اساس اولویت‌های سازمانی انجام گیرد. البته بایستی دقت داشت که وجود یکپارچگی بین پروژه‌های تعریف شده و برخورداری از یک نقشه راه شفاف و دقیق در رسیدن به اهداف تعریف شده، از ملزومات اولیه این طرح خواهد بود.
با توجه به توضیحات پیشگفته، موارد زیر در جهت بازطراحی و ارتقاء فرآیندهای مدیریت منابع انسانی یک سازمان فرضی، می‌تواند در دستور کار مدیران ارشد قرار گیرد:
عارضه‌یابی فرآیندهای موجود مدیریت منابع انسانی سازمان
تدوین فرآیند برنامه‌ریزی و جذب منابع انسانی
بازطراحی نظام طراحی مشاغل و اصلاح شرح شغل
تدوین فرآیند آموزش کارکنان
ندوین نظام حقوق و دستمزد و جبران خدمت
تدوین نظام جامع مدیریت عملکرد منابع انسانی
طراحی سیستم پاداش و اتصال مناسب خروجی نظام مدیریت عملکرد به سیستم پاداش
طراحی سیستم مدیریت شایستگی
طراحی مجدد آیین‌نامه‌های انضباطی
اصلاح دستورالعمل‌های ایمنی و بهداشت
تدوین فرآیند خروج و ترک کار پرسنل
