افزایش بهره وری در عملکرد کارکنان

روشهای افزایش بهره وری در کارکنان یک سازمان

با توجه به اینکه در جلسات آموزشی قبل توضیح دادیم که شرایط سال جدید شرایطی است که ما باید بهترین عملکردمان را داشته باشیم تا بتوانیم موفق شویم، یکسری مباحث است در خصوص بهره وری در عملکرد که لازم دانستم خدمت شما عرض کنم.
برای اینکه ما بهترین عملکرد را داشته باشیم باید یک چیزی را مدنظر داشته باشیم:
بازار امسال شبیه مسابقات المپیک است. این را درنظر داشته باشید و فکر کنید که قرار است در المپیک شرکت کنید و از ورزشکاران و قهرمانان شرکت کننده در المپیک الگو بگیرید.
پس تک تک ما قرار است در المپیک شرکت کنیم، قبل از آن یک مسابقه انتخابی داریم، باید دوران آماده سازی را درست طی کنیم تا بتوانیم به المپیک برسیم و در آنجا روی سکو بایستیم. این بیانگر این است که اگر ما قرار است وزنه بردار باشیم باید 250 کیلوگرم را بلند کنیم و تمرینات را بیشتر کنیم. اگر قرار است دونده باشیم باید 100 متر را در 5 ثانیه بدوئیم و همه اینها نشان دهنده این است که ما باید در امسال تلاش بیشتری داشته باشیم. هیچ آدم معمولی نمی تواند به المپیک برسد و در آن موفق باشد. پس ما هم باید این را بدانیم که قرار نیست امسال آدم معمولی باشیم.
اولین نکته ای که در حوزه بهبود عملکرد روزانه و ایجاد بهره وری بالاتر در آن مورد بررسی قرار می گیرد، عدم تناسب بین چالش های روزانه و میزان انرژی ای است که آن شخص مصرف می کند. فکر کنم برای همه ما اتفاق افتاده که یک زمان هایی انرژی بسیار زیادی داریم ولی در طول روز از آن انرژی ما خوب استفاده نمی شود. این باعث می شود ما در پایان روز احساس خستگی کنیم. برعکس هم است و ما یک وظیفه ای را که یک نیروی زیادی می خواهد به کسی بسپاریم که آن شخص قدرت و توانایی انجام آن کار را در آن بازه زمانی ندارد. این هر دو مورد باعث احساس یاس و خستگی در طرف می شود و رفته رفته اشخاص را دچار فرسایش روحی می کند.
در اینجا باید چاره کار را پیدا کنیم. همان مثالی که در خصوص وزنه برداری زدم کسی که قرار است وزنه 250 کیلوگرمی را بلند کند، از ابتدای تمرین این کار را انجام نمی دهد و از وزنه های سبک تر شروع می کند تا به آن وزنه مدنظر برسد. پس ما برای اینکه این مشکل را حل کنیم باید رفته رفته چالش های نیروی کاریمان را افزایش دهیم. سرپرست های فروش باید این را در نظر داشته باشند که به صورت روزانه چالش ها را بیشتر کنند تا آن پرسنل طی یک زمان بندی که قبلا در مورد آن فکر و برنامه ریزی شده برسد.
یک تلقی غلط که معمولا در این زمینه وجود دارد این است که همه معمولا می خواهند که نیروهایشان دونده ماراتن باشند. ما در بخش فروش نباید دونده ماراتن باشیم. این بسیار بسیار تفکر اشتباهی است. ما باید دونده دوی سرعت باشیم و باید قبل از آن استراحت کافی داشته باشیم و در یک برهه زمانی خاص به سمت هدف حمله کنیم و دوباره به آن استراحت برای بازیابی نیرو برگردیم. اکثر دوستانی که در حوزه های کاری کار می کنند در حوزه خاکستری کار می کنند یعنی یک روز کاری خطی را می گذرانند، نه درگیر فعالیتند و نه جدا از آن.
خیلی از افرادی که می بینید که کارایی آنچنانی ندارند یعنی در حال فعالیت در حوزه خاکستری هستند. برای مثال شما قرار است ایمیل های یک شرکت را چک کنید. در همین حین تشنه می شوید به فکر چای خوردن می افتید. در هنگام ریختن چای 5 دقیقه با آبدارچی صحبت می کنید. دوباره به کار برمی گردید و یک ایمیل چک می کنید. دوباره یادتان می افتد که چیزی از اتاق کناری بردارید و 10 دقیقه هم با آن همکار صحبت می کنید. این به آن معناست که شما 8 ساعت کار می کنید ولی در آن 8 ساعت چون روز کاریتان خطی است شما در حوزه خاکستری هستید و آن نیرو و کارایی لازم را از دست می دهید. پس سعی کنید در کارهایی که انجام می دهید در حوزه خاکستری فعالیت نکنید.
بخاطر داشته باشید که 8 ساعت در حوزه خاکستری برابر با یک ساعت کار متمرکز است. پس برای افزایش راندمان کاری و بهره وری در عملکردمان لازم است که از حوزه خاکستری خارج شویم.
 امسال سال عملکرد خارق العاده همه ما است. پس اگر کاری را که 2 روزه انجام می دادید الان باید بتوانید همان کار را 2 ساعته انجام دهید تا بتوانید به هدف موردنظر برسید.
از قفس دیدگاه های محدود کننده باید خارج شوید. مثلا اگر کسی به شما گفت نمی شود این کار را یک روزه انجام داد شما سریعا در جواب تایید نکنید. چون همین تایید ترمز شما را می کشد. اگر کسی به شما گفت در فلان شعبه نمی توان در این ماه این مقدار کالا فروخت شما بگویید چرا نمی شود فروخت. این جواب شما باعث می شود سلول بدن شما به سمت موفقیت حرکت می کند و انگیزه، روحیه و راندمان کاری شما را افزایش می دهد.
یک قانونی وجود دارد به نام قانون پارکینسون. این قانون می گوید مدت انجام یک فعالیت در زمانی که برای آن در نظر گرفتیم منقبض یا منبسط می شود. یعنی برای انجام کارهای روزانه معمولا یک زمانی (نصف آن زمانی که مصرف می شده) باید معین کنیم تا راندمان کاری بالاتر برود.
مواردی که تا اینجا عرض کردم در خصوص مدیریت زمان بود. مدیریت زمان وقتی مهم است که شما مدیریت انرژی را هم یاد گرفته باشید. 
ما 4 منبع انرژی داریم:
•    فیزیکی
•    احساسی
•    فکری
•    روحی
در منبع فیزیکی به وضعیت جسمانی شخص توجه می کند و بزرگی گفته است خستگی آدم را ترسو می کند. هرچقدر وضعیت جسمانی بهتر داشته باشیم در نتیجه راندمان بالاتری خواهیم داشت و همینطور در وهله دوم احساسمان خوب عمل کند. در وهله سوم قوای ذهنی مان خوب کار کند چون هیچوقت ذهن خسته به موفقیت نخواهد رسید. در نتیجه در وهله چهارم روحیه مان افزایش پیدا کند راندمان کاری ما هم به همین میزان افزایش می یابد.
یک مثالی در خصوص آموزش موسیقی که استادی ادعا کرده بود زمان آموزش پیانو را به جای دوره 10 12 ساله به یک دهم تقلیل داده بود. وقتی رجوع می کردید مشاهده می شد که روش آموزش با بقیه استادان هیچ فرقی نداشت فقط اولین روز پیشنهاد داده بود که مهمانی بگیرید و دوستان خود را دعوت کنید. روز بعد گفته بود با تعدادی از دوستان خود که قهر بودید آشتی کنید. چند روزی را صرف این کرده بود که انرژی ها به حداکثر برسد و بعد آموزش را شروع کرده بود و این باعث شده بود زمان یادگیری تا یک دهم کاهش پیدا کند.
نکته مهم بعدی در زمینه راندمان کاری تمرکز است. هرچه تمرکز در کار بیشتر باشد می توانید راندمان بیشتر، عملکرد بهتر و بهره وری بیشتر به سازمان خود هدیه بدهید.
نکته بعدی در افزایش بهره وری در عملکرد روزانه دوری از بهانه است. هنری فورد یک جمله معروفی دارد می گوید اگر فکر می کنید پیروز می شوید و یا اگر فکر می کنید شکست می خورید در هر دو صورت حق با شماست. این یعنی شما اگر بخواهید برای انجام ندادن کار یک سری از مسائل را بهانه کنید باعث کاهش انرژی و انگیزه می شود و آنچنان نتوانید راندمان کاری را بالا ببرید.
همه ما انسانیم و فعالیت بدنی داریم و این فعالیت بدنی باید جوری تنظیم شود که ما به فرسایش نرسیم. یک مطالعه ای درباره عملکرد تناوبی بدن صورت گرفته که نشان می دهد شما هرچقدر که انرژی مصرف می کنید باید آن را بازیابی کنید. مثلا کسی از شروع کار فقط انرژی مصرف کند و به بازیابی توجه نکند عمر عملکرد پایین می آید و نمی تواند آنچنان تاثیرگذار باشد.
قانونی وجود دارد به نام 90 دقیقه طلایی. مطالعات زیادی در دنیا بر روی این قانون صورت گرفته و معتقد است که بدن بعد از 90 دقیقه فعالیت احتیاج به استراحت دارد و تا این استراحت نباشد عملکرد آنچنان که باید و شاید مفید نیست. سرپرست های فروش و پرسنل روز کاری خود را به بازه های 90 دقیقه ای تبدیل کنید و بعد از هر 90 دقیقه 10 دقیقه را برای بازیابی انرژی اختصاص دهید تا بتوانید راندمان خود را بالا ببرید.
ما چندین نوع استراحت داریم. در استراحت روزانه همین بازه های 90 دقیقه ای می تواند باشد. استراحت هفتگی داریم که همان روز تعطیل ما است و باید از آن برای بازیابی انرژی به خوبی استفاده کنیم. استراحت فصلی هم داریم که معمولا چند روز بعد از هر فصل کاری جهت مسافرت و برنامه های فراغتی برای این انرژی ای که صرف کردیم برنامه ریزی می شود تا بتوانیم همه عملکرد خود را در کار قرار دهیم و آن موفقیتی که لازمه نتیجه کار است را از خود بروز دهیم.

جلسه آموزشی
مدرس : محمدرضا مهرپویا 
مکان : یکی از شرکت های طرف قرارداد مشاوره