کارفرمانیوز مرجع مشاوره تخصصی کارفرمایان

با اینکه به ندرت پیش می‌آید که مسئله اینقدر جدی شود، ولی باز هم مهم است که با یادگیری شش روش عالی برای مدیریت کارکنان ناراضی، از خودتان محافظت کنید.

قبل از هرگونه قضاوت و نتیجه‌گیری، کمی وقت گذاشته و عمیقا بررسی کنید تا واقعا بفهمید که هر یک از افراد چه مشکلی دارند و چرا ناراحت هستند. ممکن است آنها از شما، از وضعیت شغلی فعلی‌شان، یا از یکی دیگر از کارکنان ناراحت باشند. همچنین ممکن است نارضایتی آنها به خاطر چیزی غیر از مسائل کاری باشد.

اگر علت مشکل داخل شرکتتان باشد، قبل از هرگونه اقدامی، تا جایی که می‌توانید اطلاعات جمع کنید. ولی حتی اگر این مشکل، ناشی از سبک زندگی شخصی کارمندتان باشد که رفتار او را تحت‌تاثیر قرار می‌دهد، صرفا بدین خاطر که این مشکل خارج از چارچوب اختیار شماست آن را نادیده نگیرید. از آن به عنوان یک فرصت استفاده کنید تا به کارمندانتان نشان دهید که برای شما خیلی ارزشمند هستند.

هرگونه کمک به آنها، چه از طریق یک برنامه‌ی رسمی کمک به کارمند و چه از طریق سایر ابزارها، باعث وفاداری آنها به شرکت شما خواهد شد.

بهترین زمان برای بررسی وضعیت، دیروز بود. بهترین زمان بعدی، امروز می‌باشد. بعد از شناسایی یک مشکل، هر چه بیشتر بررسی آن را به تعویق بیندازید؛ مشکل وخیم‌تر می‌َشود. درست است که این بررسی ممکن است مانند یک گفتگو، سرگرم‌کننده نباشد، ولی هر چه زودتر باید انجام شود و به بعدها موکول نگردد.

علاوه بر این، پس از مواجهه با این اوضاع ممکن است لازم باشد وضعیت سایر کارمندان را نیز بررسی کنید. اگر دیدید حرفی بین کارمندانتان رد و بدل می‌شود شایعات را در نطفه خفه کنید. یک جمله‌ی کوتاه و مختصر باعث می‌شود سایر کارمندان بفهمند که اوضاع بررسی شده است و در طولانی مدت، برای ملاقات با کارکنان و شنیدن درد دل آنها زمان کمتری لازم خواهد بود و در زمان صرفه جویی می‌گردد.

با این که برای از حل و فصل وضعیت، ممکن است لازم باشد به وضعیت کل کارمندان رسیدگی کنید، ولی بهتر است ابتدا با تک تک کارمندان ناراضی ملاقات داشته باشید. این کار نه تنها باعث می‌شود این کارمندان شکایت خود را به گوش سایر افراد نرسانند، بلکه باعث می‌شود احساس امنیت نیز پیدا کنند.

علاوه بر این،حفظ حریم خصوصی هم از شما و هم از کارمندانتان از لحاظ قانونی حفاظت خواهد کرد. مکالماتی که با کارمندان داشته‌اید و همچنین جزئیات هر راه‌حلی که بدست آورده‌اید را به طور کامل مستند کنید. یادداشت‌های خود را تایپ کرده و از آنها پرینت بگیرید و کارمندان نیز زیر آنها را امضا کنند تا در آینده این سردرگمی پیش نیاید که فلان حرف را چه کسی گفته است و محیط کارتان نیز تحت‌تاثیر این سردرگمی قرار نگیرد.

کار در اداره‌ای که جو آن سنگین است راحت نیست، فرقی ندارد این سنگینی مربوط به وضعیت آب و هوا باشد یا اخلاق کارفرما. در زمان رسیدگی به وضعیت یک کارمند ناراضی، آرام بودن شما بیش از هر زمان دیگری مهم است. اگر آنها ناراحت شدند به آرامی صحبت کنید و به آنها فرصت دهید آرام شوند. اگر وضعیت بدتر شد با مهربانی از آنها بخواهید همچنان به طور حرفه‌ای به کار خود ادامه دهند.

اگر هیچ کمکی از دستتان بر نمی آید موقعیت را ترک کنید و این فرصت را به آنها بدهید که به طور خصوصی و بدون حضور شما عصبانیت خودشان را ابراز کنند. ممکن است کارمندانی که نمی توانند احساسات خود را به راحتی کنترل کنند به مقداری زمان نیاز داشته باشند تا قبل از اینکه به سر کار برگردند و کار حرفه‌ای خود را آغاز کنند،‌ به تنهایی در مورد ناراحتی خود فکر کرده و آن را حل و فصل نمایند.

ما هم مثل افراد حرفه‌ای دنیای کسب و کار می‌خواهیم امور را فوری تثبیت کنیم. با این که این کار به طور کلی یک نگرش عالی است ولی در همه‌ی موقعیت‌ها موثر واقع نمی‌شود. یک تغییر سریع در اخلاق کارکنان می‌تواند واقعا موجب بهره‌وری و کارایی شود، ولی این امر همیشه امکان‌پذیر نیست.

یادتان باشد که وقتی با یک کارمند ناراضی مواجه می‌شوید ممکن است برای حل مشکل، بیشتر از یک جلسه زمان نیاز داشته باشید. اگر کسی یک ماه ناراضی بوده است غیرممکن است که بتوانید در عرض فقط یک ساعت مشکل او را حل کنید.

این کار ممکن است برای کارآفرینانی که عادت کردند سریع حرکت کنند خسته‌کننده باشد، ولی در این زمان‌ها یادتان باشد که مزایایی کسب و کارتان را مدیون کارمندانتان هستید.

فراتر از همه‌ی اینها، مکالمات، جلسات و نتایج خود را مستند کنید. این کار به خاطر امنیت خود شما و کارمندانتان است و می‌تواند گاهی شما را از یک شکایت نجات دهد. همه‌ی ما دوست داریم جلسات را با کسی تشکیل دهیم که لبخند واقعی به لب دارد، ما را به تشویق وا می‌دارد، و خدمات و تعهد ما را تحسین می‌کند و می‌گوید: "به خاطر همه‌ی کارهایی که انجام دادید از شما متشکرم". بدین ترتیب بهره‌وری حاصل شده و همه شاد و راضی به سر کار خود برمی‌گردند.

متاسفانه همه‌ی تلاش‌هایی که برای بررسی و حل مشکلات کارمندان ناراضی انجام می‌شوند به همین خوبی و راحتی تمام نمی‌شوند. گاهی ممکن است به جای اینکه نتیجه‌ی مثبت به دست آورید مجبور شوید یک برنامه‌ی بهبود عملکرد تنظیم کنید یا حتی شاید مجبور شوید در نهایت قرارداد خود با کارمند را فسخ کنید.

در هر کدام از این حالت‌ها، حتما سوابق تمام اخطارهایی که می‌دهید و اقداماتی که انجام می‌دهید را نگه‌ دارید. بعدها اگر کارمند علیه شرکت شما اقدام قانونی کند این سوابق مهم می‌توانند به درد شما بخورند. بسیار مهم است که به عنوان یک رهبر و مالک کسب و کار، تعدادی از اسناد مختلف استاندارد منابع انسانی را (مثل فرم اقدام انضباطی) آماده و دم دست داشته باشید و به طور مداوم از آنها استفاده کنید. با انجام این کار، می‌توانید در موقعیت‌های دشواری که در آنها مستندات و فرایندهای روشن برای ایجاد تغییر بسیار مهم هستند، بر مشکلات غلبه کنید.

هر شغلی برای هر کسی مناسب نیست. هرچند این وظیفه‌ی شماست که برای کارمندانی که مناسب شغلشان هستند مربی‌‌گری کرده و به پیشرفت آنها کمک کنید، ولی به همان اندازه هم وظیفه دارید که افرادی را که متناسب با شغلشان نیستند را شناسایی کرده و در زمان مناسب، شغل آنها را تغییر دهید. اگر نمی‌توانید رضایت یک کارمند ناراضی را جلب کنید شاید بهتر باشد کار او را تغییر دهید.