کارفرمانیوز مرجع مشاوره تخصصی کارفرمایان

 

شغل و پست ثابت سازمانی طبق مواد 7 و 8 قانون استخدام کشوری دارای تعاریفی به این شرح است :

ماده 7 – شغل عبارت از مجموع وظایف و مسئولیتهای مرتبط و مستمر و مشخصی است که از طرف سازمان امور اداری و استخدامی کشور به عنوان کار واحد شناخته شده باشد . رسته عبارت از مجموع رشته های مشاغلی است که از لحاظ نوع کار و حرفه و رشته تحصیلی و تجربی وابستگی نزدیک داشته باشد.

ماده 8 – پست ثابت سازمانی عبارت از محلی است که در سازمان وزارتخانه ها و موسسات دولتی به طور مستمر برای یک شغل و ارجاع آن به یک مستخدم در نظر گرفته شده است اعم از این که دارای متصدی یا بدون متصدی باشد.

در تنظیم شغل ، منطقی ترین شیوه شناخت شغل از طریقه تجزیه آن است که نشان می دهد شغل چه مشخصاتی دارد و به چه افرادی نیازمند است . تجزیه و تحلیل شغل از مباحثی است که در بسیاری تصمیم گیریهای مدیریت پرسنلی می تواند مورد استفاده قرار گیرد. اطلاع از نیاز های شغلی اعم از وظایف ، نیاز های جسمانی و ذهنی ، ابزار و وسایل کار ، ساعات و شرایط کار ، مدیران را قادر می سازد تا با آگاهی بیشتر در گزینشها و انتصابات از افراد استفاده کنند.

تجزیه و تحلیل شغل موجب شناخت بیشتر مدیر از سازمان و عملکرد آن است . در تجزیه و تحلیل مشاغل با ماهیت وظایف ، نحوه انجام و علت انجام وظایف و بالاخره مهارتها و شرایط جسمانی و ذهنی لازم برای انجام وظایف سروکار است. برای این که بتوان اطلاعات دقیقی درباره هر یک از عوامل مذکور بدست آید و پس از تجزیه و تحلیل آنها استفاده مناسب از آنها بعمل آید ، مقتضی است که از روشی به نام تجزیه و تحلیل شغل پیروی شود.

تعریف تجزیه و تحلیل شغل

برای تجزیه و تحلیل شغل تعاریفی به این شرح ارایه شده است:

به فنون مربوط به تحصیل و ارایه اطلاعات در زمینه جنبه های گوناگون شغلهای مختلف یک سازمان ، تجزیه شغل گفته می شود . ضمنا تجزیه شغل را می توان هر نوع عمل یا فرآیند جمع آوری ، منظم کردن و ارزشیابی اطلاعات مربوط به کار و کارمند دانست.

تجزیه شغل روشی مستقل ، گسترده و عمیق برای تحصیل اطلاعات و حقایق مختلف در زمینه شغلهای مختلف یک سازمان است. اطلاعات مربوط به شغلهای مختلف هر سازمان را می توان از طریق مشاهده اعمال متصدی شغل در هنگام اجرای آن ، اجرای مصاحبه با متصدی شغل و سرپرست مستقیم او و نیز با بررسی پاسخهایی که متصدیان شغل و سرپرست مستقیم آنها به پرسشنامه های مربوطه داده اند ، به دست آورد.

فرآیند تنظیم ، گردآوری و قضاوت درباره کلیه اطلاعات مهم مرتبط با ماهیت یک شغل معین است. انتخاب افراد واجد شرایط برای احراز مشاغل مستلزم استنباط دقیق از چگونگی انجام کار و مهارتهای لازم برای بهتر به انجام رسانیدن آن است. همچنین در بازنگری به ساختار مشاغل به علل گوناگون ، لازم است معلوم شود شغل چیست و نیازهای مرتبط با آن کدام است. نگارش شرح شغل واضح ، مختصر ، روشن و دقیق که در اجرای وظایف مدیریت پرسنلی بسیار مفید است ، نشانه دانش گسترده مدیر از شغل مورد نظر می باشد.

تجزیه و تحلیل شغل (کارشکافی) عبارت است از مطالعه منظم ماهیت و طبیعت یک شغل و اتخاذ تصمیم درباره نتایج آن. تجزیه و تحلیل شغل از طریق جمع آوری و مطالعه اطلاعات کامل در زمینه وظایف و فعالیتهای هر شغل به منظور تعیین ماهیت ، عوامل تشکیل دهنده و مسئولیتهای مربوط به آن صورت می گیرد.

تجزیه و تحلیل شغل به روشهایی اطلاق می گردد که به وسیله آنها ، اطلاعات و حقایق مربوط به کیفیت و ماهیت هر یک از مشاغل سازمان و نحوه اجرای وظایف و مسئولیتها و نیز شرایط لازم برای انجام وظایف و مسئولیتهای مربوطه ، به طور منظم و منطقی (سیستماتیک) جمع آوری ، بررسی ، یادداشت و تجزیه و تحلیل می شود.

تجزیه و تحلیل شغل (کارشکافی) ، عمل کشف ، مطالعه و ثبت جنبه های مشخص و اساسی هر یک از مشاغل در سازمان به شمار می آید. در عین حال تجزیه و تحلیل شغل جهت بازشناسی مشاغل و تعیین(یا تجدید نظر در) شرح و شرایط احراز مشاغل به کار می رود.

عوامل راهنما

عواملی که در تجزیه شغل باید مورد مطالعه قرار گیرد با هدف و نوع هر سازمان تغییر پیدا می کند. عوامل عمده راهنما را در تجزیه شغل می توان به شرح زیر خلاصه کرد:

نوع شغل ،

شرح و توصیف وظایف ،

معلومات علمی و اطلاعات لازم برای انجام شغل ،

تجربه علمی ،

میزان ابتکارلازم ،

میزان دشواری وظایف و فعالیتها ،

مسئولیت ارتباط و تماس با مقامات ،

مسئولیت خط مشی ها و روشها ،

مسئولیت مالی ،

مسئولیت حفظ اموال و دارایی ،

مسئولیت سرپرستی مشاغل دیگر ،

مسئولیت اسناد و گزارشات (حفظ اطلاعات محرمانه) ،

مسئولیت اتخاذ تصمیم ،

مسئولیت ایمنی و حفظ جان دیگران ،

ارتباط و تماس با مردم و ارباب رجوع ،

حدود نظارتی که بر شغل اعمال می شود ،

فعالیتهای فکری ،

فعالیتهای فیزیکی و جسمانی ،

شرایط کار و خطرات و خستگیهای ناشی از آن ،

با توجه به نکات مذکور ، ماهیت هر پست سازمانی مشخص می شود و مضافا شرایط احراز هر یک از پستها تعیین می گردد . بدین جهت پیش از اجرای عمل تجزیه و تحلیل شغل یا کارشکافی ، لازم است فهرست کاملی از کلیه مشاغل سازمان تهیه و با استفاده از یکی از روشهای جمع آوری اطلاعات (یا ترکیبی از روشها) ، اطلاعات مورد نیاز جمع آوری شود.

تهیه شرح شغل و شرایط احراز شغل (مشخصات شاغل)

1- تجزیه و تحلیل اطلاعات

گفته شد که کلیه اقدامات پرسنلی و بسیاری اقدامات در سازماندهی ، براساس اطلاعاتی انجام می پذیرد که از تجزیه و تحلیل شغل به دست می آید. بنابر این به طور کلی می توان گفت که تجزیه و تحلیل شغل عبارت است از جمع آوری اطلاعات به منظور پی بردن به ماهیت مشاغل در یک سازمان که نتایج حاصل از آن فرمهای «شرح شغل» و «شرایط احراز مشاغل» است. شغل و شاغل دو روی یک سکه و لازم و ملزوم یکدیگرند و هر کدام بدون دیگری مفهوم ندارد. اصولا هدف از انجام نجزیه شغل عبارت است از تهیه و تنظیم دو فرم اساسی «شرح شغل» و «شرایط احراز مشاغل». در حقیقت اطلاعاتی که در بررسی و مطالعه یک شغل به دست می آید ، از لحاظ نوع به دو قسمت تقسیم می شود : یک بخش از اطلاعات جمع آوری شده مربوط به شغل است و بخش دیگر مربوط به شاغل. بنابراین از اطلاعاتی که شغل و چگونگی آن را بیان می کند (یعنی پس از تجزیه و تحلیل شغل) ، استفاده می شود و فرم «شرح شغل» تهیه و تنظیم می گردد ؛ در بخش دیگر ، اطلاعاتی را که در مورد شاغل و ویژگیهای لازم برای انجام موفقیت آمیز یک شغل به دست می آید ، فرم «شرایط احراز مشاغل» تهیه و تنظیم می شود. پس از جمع آوری اطلاعات مورد نیاز در مورد هر شغل و تجزیه و تحلیل آنها ، به منظور حصول اطمینان کامل از اظهار نظرهای شاغلین در زمینه وظایف شرح داده شده ، لازم است نظر سرپرستان بلاواسطه هر شغل و مدیران اجرایی استفسار شود و سپس با اطلاعات جمع آوری شده از طریق مشاهدات عینی مقایسه گردد . سپس از تلفیق این سه منبع ، ویژگی هر شغل تحت عنوان شرح شغل و مشخصات شاغل تهیه می شود. اصولا منظور از تهیه شرح شغل و شرایط احراز شغل عبارت است از تنظیم یک فهرست منظم و جامع از کلیه مشاغل در سازمان. سپس در این فهرست کلیه مشاغلی که از حیث اهمیت ، کیفیت و مشخصات مشابه هستند ، تحت عناوین یکسانی طبقه بندی می شوند.

2- شرح شغل

شرح شغل عبارت است از یک فهرست جامع و بیان واقع از کیفیت وظایف و مسئولیتهای یک شغل به نحوی که ویژگیهای شغل در آن مشخص می شود. در شرح شغل روشن می شود که شاغل آن چه وظایفی را با چه اختیارات و امکانات ، در ارتباط با چه مشاغلی و زیر نظر چه کسی باید انجام دهد . به بیان دیگر ، به وسیله شرح شغل ، شاغل نقش و جایگاه خود را در میان مجموعه مشاغل دیگر درک کرده و وظیفه اش را به درستی انجام می دهد.

معمولا هر شرح شغل از قسمتهای زیر تشکیل می شود :

الف – عنوان و کد شغل،

ب – شرح و وظایف،

پ – مسئولیتها.

چگونگی تنظیم شرح شغل

شرح شغل (شرح وظایف یا شرح کار هم گفته می شود) باید به صورت جملات ساده و با رعایت نکات زیر تهیه شود :

الف – کننده کار چه می کند ؟ این موضوع باید با استفاده از فعل اجرایی خاصی که کار مورد نظر را تشریح می کند و توضیح می دهد ، بیان شود.

ب – کننده کار برای «که» یا برای «چه» کار مورد نظر را انجام می دهد ؟ این منظور باید با ذکر مفعول فعل بیان شود.

پ – مواد ، ابزار و روشها یا دستگاههای مورد استفاده کدامند؟ این جزئیات باید در شرح شغل مشخص شود.

ت – برای انجام کار چه مدت زمان لازم است که باید به صورت ساعت ، روز ، هفته و… مشخص شود.

به طور دقیق تر و مفصل تر نکاتی که باید در ماهیت و نوع شغل درج شوند ، عبارتند از:

عنوان شغل ،

شماره ردیف،

تعداد کارکنان لازم برای انجام وظایف و مسئولیتهای شغل ،

شرح خلاصه ای از وظایف و مسئولیتهای شغل در چند سطر شامل ذکر ابزار و ماشین آلات و وسایلی که باید در اجرای وظایف شغل مورد استفاده قرار گیرند ،

شرح موادی که باید برای اجرای وظایف شغل بکار روند ،

شرح روابط شغل با مشاغل دیگر سازمان ،

ذکر مشاغلی که نسبت به شغل مورد نظر جنبه ترفیع دارند ،

آموزش و کارآموزی لازم برای اجرای شغل ،

میزان دستمزد و حقوق ،

میزان ساعات عادی کار ،

شرایط محیط کار شامل کار در سرما یا در گرما ، در هوای مرطوب یا هوای خشک ، استفاده یا عدم استفاده از تهویه و غیره.

3- شرایط احراز شغل

شرایط احراز شغل یا مشخصات شاغل در واقع پاسخ به این سوال است که برای انجام دادن هر کار یا فعالیت چه خصوصیاتی لازم است ؟ به عبارت دیگر شرایط احراز شغل یا مشخصات شاغل عبارت است از حداقل شرایط و خصوصیات لازم برای فردی که باید وظایف شغل را به طور موفقیت آمیزی به انجام رساند. در واقع در شرایط احراز شغل توجه می شود که چه کسی قادر است وظایف و مسئولیتهای شغل مزبور را به انجام رساند ، و لازم است برای انجام آن دارای چه قدرت جسمانی و چه مهارت و اطلاعات و چه ویژگیهای تخصصی ، تحصیلی و تجربی باشد.

در شرایط احراز شغل ، معلومات و مهارتهای لازم و سایر خصوصیات مربوط به نحوه انجام شغل تشریح می شود.

اول – معلومات مورد لزوم : چه نوع مطالبی و تا چه میزان برای انجام کار لازم است ؟

دوم – مهارتهای لازم :

* کننده کار چه فعالیتهایی را باید به سهولت و با دقت انجام دهد؟

* چه مهارتهای دستی و جسمانی برای به کار انداختن ماشینها ، وسایل نقلیه ، دستگاهها یا استفاده از ابزار ها لازم است.

سوم – تواناییهای لازم :

الف – برای کننده کار ، در شغل مورد نظر چه اندازه تسلط به زبان (اعم از زبان اصلی و مادری و زبان خارجی) از لحاظ نوشتن ، خواندن یا حرف زدن لازم است ؟

ب – کننده کار تا چه میزان باید به اصول ریاضیات و یا سایر اصول علمی آشنایی یا تسلط داشته باشد ؟ آیا عملیات ریاضی ساده مورد نیاز است یا پشرفته ؟ در چه حد؟

پ – کننده کار چه نوع دستورالعملهایی را باید مراعات کند ؟ آیا این دستورالعملها ساده ، مفصل یا پیچیده هستند؟

ت – چه میزان ایجاد رابطه بین شاغل و سایر مشاغل لازم است ؟ در کار مورد نظر تا چه میزان قدرت سرپرستی یا مدیریت لازم است؟

ث – کننده کار باید چه تواناییهای بدنی و ذهنی از قبیل : قدرت کلامی ، قدرت هماهنگی ، حافظه ، تمرکز حواس و… داشته باشد؟ و در صورت لزوم کدام یک از حواس بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد؟

در تعیین شرایط احراز شغل یا مشخصات شاغل به طور دقیقتر و مفصلتر ، موارد زیر می تواند مطرح شود:

تعیین سن و جنس کارمند ؛

مشخصات دقیق فیزیولوژیکی و شرایط جسمانی شامل قد ، وزن ، نیروی جسمانی ، درجه حساسیت حواس مختلف پنجگانه و غیره؛

چالاکی و مهارت لازم در انجام کار؛

مشخصات روانی و رفتاری نظیر خلق و خو ، حالات درون گرایی ، برون گرایی ، خصوصیات اجتماعی و غیره؛

تواناییهای فکری و نیروی ذهنی مانند هوش ، ابتکار ، سرعت انتقال ، دقت نظر و امثالهم؛

مشخصات تحصیلی و تجربی و مهارتهای حرفه ای مانند معلومات علمی و عملی ، آشنایی با زبانهای بیگانه، دوره های تخصصی مورد نیاز ، تجربه و … که این موارد عمدتا با مشخص کردن مدارک تحصیلی مطرح می شود.

منبع : ایده

www.karfarmanews.irکارفرمانیوزپایگاه اطلاع رسانی کارفرمایان